Modèle gratuit à imprimer

Que vérifier de la réservation au départ pour accueillir un animal en pension sans oubli ?

Cette checklist s'adresse aux gérants de pension pour chiens et chats, seuls ou en équipe, qui veulent accueillir chaque animal avec la même rigueur, même en pleine période de vacances. Elle reprend les étapes d'un séjour dans l'ordre où elles se présentent : la réservation, l'arrivée, le séjour, le départ et la remise en état du box. Elle s'appuie sur nos articles consacrés aux vaccins à exiger avant l'accueil et aux informations à demander au propriétaire. Imprimée en une feuille par pensionnaire, elle se coche au fil du séjour et se range avec la fiche de séjour signée.

Toutes les ressources

Checklist d'accueil d'un pensionnaire

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

À la réservation

Vérifier sur le planning qu'un box adapté à l'espèce et au gabarit est libre sur toutes les dates demandées
Noter les dates et heures d'arrivée et de départ convenues avec le propriétaire
Enregistrer les coordonnées du propriétaire et d'un contact d'urgence joignable pendant le séjour
Annoncer le tarif, le montant de l'acompte et les conditions d'annulation avant de confirmer
Rappeler la liste des vaccins et du traitement antiparasitaire exigés à l'arrivée
Demander si l'animal a déjà séjourné dans la pension et ressortir sa fiche existante
Confirmer la réservation par écrit une fois l'acompte reçu

À l'arrivée de l'animal

Contrôler le carnet de santé page par page, sans se fier à une simple affirmation orale
Vérifier l'identification de l'animal et la concordance avec le carnet
Relire et compléter la fiche de séjour avec le propriétaire : alimentation, traitements, habitudes, peurs
Observer l'état général de l'animal et noter toute plaie, boiterie ou parasite visible avant que le maître ne parte
Réceptionner et étiqueter la nourriture, les médicaments et les objets personnels apportés
Préciser au propriétaire comment et à quelle fréquence il recevra des nouvelles
Faire signer la fiche de séjour et remettre un double au propriétaire
Installer l'animal au calme, à l'écart de l'agitation, avant toute mise en contact avec d'autres pensionnaires

Chaque jour du séjour

Distribuer les repas aux horaires et aux quantités indiqués sur la fiche, et noter tout refus de manger
Administrer les traitements prescrits et cocher chaque prise avec l'heure
Assurer les sorties ou les temps de jeu prévus selon l'espèce et le tempérament
Surveiller les selles, la boisson et le comportement, et signaler tout changement inhabituel
Nettoyer le box, renouveler l'eau et évacuer les déjections
Vérifier les compatibilités avant de réunir plusieurs animaux et rester présent lors des mises en contact
Envoyer une nouvelle ou une photo au propriétaire aux moments convenus
Isoler sans attendre tout animal qui semble malade et prévenir le propriétaire ou son contact d'urgence

Au départ de l'animal

Vérifier l'identité de la personne qui vient chercher l'animal si ce n'est pas le propriétaire
Faire le point avec le maître sur le déroulement du séjour, l'appétit, le comportement et les éventuels incidents
Restituer la nourriture restante, les médicaments et tous les objets personnels étiquetés
Encaisser le solde du séjour et les prestations supplémentaires, acompte déduit
Remettre un reçu ou une facture et noter le règlement sur la fiche
Proposer au propriétaire de réserver dès maintenant ses prochaines dates de vacances

Après le départ

Vider, nettoyer, désinfecter et laisser sécher le box avant tout nouvel occupant
Laver les gamelles, le couchage et les jouets fournis par la pension
Libérer le box sur le planning et vérifier la prochaine arrivée prévue
Mettre à jour la fiche de l'animal : habitudes observées, compatibilités, remarques utiles pour le prochain séjour
Archiver la fiche de séjour signée et la checklist cochée

Comment utiliser ce modèle

Imprimez une checklist par pensionnaire et par séjour ; en équipe, chaque personne paraphe les cases qu'elle a cochées, ce qui évite de refaire ou d'oublier une tâche lors d'un changement de service.
La section « Chaque jour du séjour » se recopie autant de fois que le séjour compte de jours, ou se remplace par un tableau journalier agrafé à la checklist.
Conservez la checklist avec la fiche de séjour signée pendant une durée à définir avec votre assureur ou votre comptable, à vérifier selon les textes en vigueur.
Un outil de suivi comme PensionAnimal peut reprendre ces points sous forme de cases à cocher sur téléphone ; le papier reste une solution simple pour une petite pension ou en cas de panne.

Questions sur ce modèle

Faut-il vraiment vérifier le carnet de santé à chaque séjour, même pour un habitué ?

Oui. Les rappels de vaccins ont une date de validité et un propriétaire de bonne foi peut oublier un rappel entre deux séjours. Un contrôle rapide du carnet à chaque arrivée protège tous les pensionnaires et ne prend que quelques instants.

Que faire si l'animal arrive avec une blessure ou des parasites ?

Notez l'observation sur la fiche de séjour devant le propriétaire et faites-la parapher. Cela évite tout malentendu au retour sur l'origine du problème. Pour les parasites, appliquez votre règle d'accueil : traitement immédiat, isolement ou refus, selon ce que vous avez annoncé à la réservation.

Comment adapter la checklist à une pension qui accueille des chats ?

La trame reste la même. Remplacez les sorties par des temps de jeu ou de manipulation, ajoutez le contrôle de la litière et du griffoir, et portez une attention particulière au refus de manger, plus fréquent chez le chat qui change d'environnement.